5 errores comunes en la gestión de registros en producción

14 abr. 2022

Artículo publicado por SAI Global, actualmente perteneciente al Grupo Intertek. Leer más 

1. Hacer las correcciones de un dato que hemos puesto con tachones o con corrector líquido.
   ¡Claro que queda más prolijo y bonito el registro con corrector líquido! Pero no olvidemos el objetivo de los registros en producción: que es la trazabilidad fehaciente del proceso, y demostrar diligencia debida. Por ello, es indispensable que quede por escrito cuál es el lineamiento de la Empresa, ya sea en en un procedimiento de gestión de registros, cómo se debe corregir un valor en un registro cuando nos hemos equivocado al escribir un dato. Por su puesto, acompañarlo tanto de la formación correspondiente como de su adecuado seguimiento en las Inspecciones de Buenas Prácticas.­
2. El campo de “verificación” del registro de los PCCs no están cumplimentados.
   En este punto hay que recordar que el Principio #6 del APPCC es la verificación del mismo, entre otras actividades (de validación). Una de las actividades de verificación es la revisión del monitoreo de los PCCs. La firma en dicho registro significa tanto que los datos son adecuados, como que la actividad de monitoreo se ha hecho correctamente. Lo que los americanos llaman “mira por arriba del hombro” (“look into your shoulder”); por parte del Líder del equipo APPCC; hacia el operario que ha realizado dicha acción de control y vigilancia.
3. Que el Supervisor complete el “ok” de la producción antes de terminar el turno.
   Lamentablemente, varias veces me ha tocado escribir la no-conformidad: “Se evidenció que un registro, el P0xxx, del día de visita a planta, se habían firmado algunos campos por el responsable de controlar la etiqueta, antes de completar el registro y el turno”. Cada empresa debe hacer su buen plan de acción para evitar la re-ocurrencia con un análisis de causa raíz adecuado; para resolver esta mala práctica por parte del operario, que suele ser motivada para asegurarse de dejar el registro firmado antes de finalizar su turno.
4. Multiplicidad de formas de cumplimentarlos: ok, VoBo, iniciales…
   Cuando debemos dar el visto bueno a una actividad que se ha hecho, es imprescindible que haya coherencia con la forma de registrarlo. Hay estándares de cumplimiento que incluso exigen que se registren las iniciales del operario en los campos de los registros, y califican como inadecuado (y una noconformidad); si se ponen símbolos tales como “✓”. Por ello, los invito a revisar y mirar atentamente si esta situación ocurre en sus registros manuales, y establecer un patrón único de rellenarlos.
5. Sin uso de contraseñas en registros electrónicos
   Como es de dominio público, los ciber ataques son, hoy por hoy, un elemento más a considerar en nuestro plan de Food Defense. Y cuantas más medidas de mitigación se puedan implantar, más barreras podremos colocar a los atacantes para tratar de mitigar el evento. Los equipos que gestionan límites de alarma de temperaturas; ya sea de congelación, refrigeración o tratamientos térmicos; o cualquier otra variable del proceso clave en la inocuidad del producto que se esté elaborando, son puntos esenciales para que sólo sean accesible a las personas autorizadas a tal fin, con sistemas robustos de contraseñas.